Instructions COVID 19

CODIV-19 – Mesures exceptionnelles | Critère 1 | Critère 2 | Critère 3 | Critère 4 | Critère 5 | Critère 6 | Critère 7 | Remarques | Etapes de traitement
 

CODIV-19 – Mesures exceptionnelles

L'équipe du Service financier continue de fonctionner pendant cette période particulière mais par tournus avec un nombre de personne extrêmement restreint.

L’UNIL doit éviter des retards de traitement des factures fournisseurs afin d’éviter de mettre en difficulté certaines entreprises de la région qui pourraient se retrouver en difficulté dans la gestion de leur trésorerie (pour payer leurs salaires notamment).

Afin de pallier aux difficultés rencontrées en l’absence sur site des personnes devant valider les pièces comptables, une procédure provisoire et extraordinaire de validation par voie numérique (validation par email par voie circulaire) a dû être mise en place. Cette procédure consiste envoyer les factures sur l’adresse mail du service financier (servicefinancier.1@unil.ch), puis par courrier interne. 

Toutefois, seules les factures répondant à l’application stricte de 7 critères suivants seront traitées :

Critère 1

L’apposition de la mention « NUMERISE » sur les pièces avant leur scannage (cette mesure est importante pour éviter la saisie à double de la pièce numérisée et de l’original par le SF). La pièce originale ne porte donc pas les validations originales.

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Critère 2

Toutes les validations et la pièce concernée regroupées dans un même mail.

Ce mail doit également comporter les indications relatives à l’imputation comptable (tel que requis habituellement sur le timbre d’imputation).

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Critère 3

Mentionnez toujours l’objet de votre envoi parmi les choix exhaustifs ci-dessous dans le début du titre des emails envoyés.

Les éventuelles autres natures de pièces doivent faire l’objet de l’établissement préalable d’une procédure ad hoc validée par la Cheffe du Service financier. Les demandes à ce titre doivent être soumises à l’adresse suivante : faqservicefinancier@unil.ch.

1) FACTURE A PAYER

Il s’agit ici des factures fournisseurs uniquement (pas de notes de frais dans cette catégorie).

​​​​​​​2) FACTURE EMISE

Il s’agit ici de prestations déjà réalisées et facturées auprès de tiers externes à l’UNIL (ex. pour la participation à des séminaires).

Nous ne répèterons jamais assez la nécessité que les factures émises soient envoyées au SF. Plusieurs instituts/services envoient encore des factures qui ne nous parviennent pas. Il en résulte un travail chronophage dans le suivi des encaissements entrants dans le compte bancaire de l’UNIL.

Ce travail est inefficace et nous avons besoin de votre collaboration pour améliorer ce processus : il faut donc nous faire parvenir les factures émises rapidement pour leur prise en compte adéquate dans la gestion des débiteurs.

3) NOTE DE FRAIS

Les demandes de remboursements de frais qui ont déjà été engagées par les collaborateurs peuvent nous être transmises via les responsables administratifs uniquement.

Nous vous prions de faire un effort particulier pour regrouper vos demandes dans une même note de frais autant que possible.

La raisonnabilité des demandes est de mise. Il convient de retenir les demandes de remboursements qui peuvent attendre un retour à la normale ou qui représentent des montants de faible importance.

Il est de votre devoir de mettre en place au sein de chacune de vos faculté/service une organisation visant à s’assurer que les documents ne sont jamais numérisés 2 fois pour envoi au SF. Pour ce faire, il est recommandé que les bénéficiaires envoient leurs demandes et les pièces justificatifs qui les supportent par courrier postal dans vos services/facultés de la même manière que le font vos fournisseurs afin que le scannage des pièces soit centralisé chez chacun d’entre vous et que l’envoi des originaux au SF soit correctement assuré.

4) INDEMNITE

Les demandes d’indemnités à payer peuvent nous être transmises.

Certaines d’entre elles exigent le transfert de la demande au SRH pour validation en particulier à des fins de contrôle de la bonne application des directives de l’AVS. Nous coordonnons nos efforts pour ce faire. Des délais plus importants qu’à l’habitude peuvent survenir dans le traitement de ces demandes dû à l’absence de personnel sur site.

Pendant la fermeture du site, aucun paiement en argent ne sont réalisés. En application des directives fédérales et de l’UNIL, la caisse centrale de l’UNIL est fermée.

5) CAISSE

Si votre service assure encore un service minimal engendrant des transactions de caisse, il convient de réaliser les contrôles de caisse mensuels.

Dès lors qu’une seule transaction a été réalisée dans votre caisse, un contrôle de caisse mensuel doit être réalisé sous sa forme usuelle. Les contrôles de caisse devant être par définition réalisés par 2 personnes, veillez à conserver les distances de sécurité applicables lors de leur réalisation.

Si en revanche vous n’avez plus personne sur site, il convient de nous envoyer mensuellement un mail mentionnant qu’aucun contrôle de caisse physique ne peut être réalisé. Il convient alors de nous indiquer qu’aucune transaction de caisse n’a été réalisée dans le mois. De ce fait, nous éviterons de vous envoyer des relances pour l’obtention de la documentation applicable.

6) OUVERTURE DE FONDS
Les demandes d’ouverture de fonds sont traitées afin que les transactions y afférentes puissent être correctement saisies sans retard.
7) BOURSE
Nous traitons les versements des bourses aux étudiants de même que les adaptations des ordres permanents qui nous sont transmises.
8) RAPPORTS

Le FNS et l’UE imposent des délais de transmission des rapports finaux. Nous devons encore voir avec le FNS comment traiter les cas où les factures finales nous parviennent en retard de la part des fournisseurs.

Si vous vous trouvez dans cette situation et ce que des retards dans la réception des pièces sont de nature à engendrer des retards indépendants de notre contrôle, veillez à nous en aviser. Les rapports intermédiaires doivent être validés directement par les titulaires de fonds sur la plateforme du FNS.

Les rapports finaux doivent néanmoins être validés par une signature originale et le SF doit consigner ces validations sous la forme originale pour des motifs légaux.

Pour tous les échanges que vous avez au sujet de l’émission des rapports, il convient de mettre en copie des emails échangez avec les collaborateurs du SF la boîte générique suivante : faqservicefinancier@unil.ch. Cela nous permettra d’assurer le suivi des demandes en cas d’absence ou de maladie des collaborateurs concernés le cas échéant.

9) ECRITURE DE TRANSFERT

Les écritures de transfert inter-fonds peuvent également nous être envoyées pour saisie.

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Critère 4

Une seule pièce par email envoyé.

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Critère 5

L’envoi des pièces exclusivement à l’adresse mail suivante Servicefinancier.1@unil.ch.

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Critère 6

Ces envois de mails doivent être réalisés par un responsable administratif intervenant en bout de chaîne d’envoi afin que les contrôles qualité usuels des pièces aient été respectés.

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Critère 7

L’envoi par courrier interne des originaux au SF qui ont déjà été scannés et portant la mention « NUMERISE ».

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Remarques

Nous faisons appel à votre plus grande vigilance dans le respect des délais de paiements
afin que nous puissions respecter les engagements pris envers nos partenaires.

Lorsque des originaux nous parviennent et que nous relevons que des retards sont dû à des retards dans la validation des pièces, nous pourrions être susceptible de faire appel à la Direction de l’UNIL pour requérir les validations subsidiaires qui pourraient s’imposer pour la réalisation des paiements.

Toute dérive dans l’utilisation de la boîte mail générique Servicefinancier.1@unil.ch est de nature à engendrer des difficultés dans le traitement des demandes de par les volumes à traiter.

Aidez-nous à assurer l’efficience du traitement des transactions en utilisant à bon escient l’adresse générique d’envoi des pièces.

En sus de la présente procédure de transmission des pièces, il vous est également possible de nos transmettre directement les originaux validés suivant la procédure usuelle si vous avez encore la possibilité de le faire.

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Etapes de traitement

Autorisation de manière provisoire

Nous nous permettons enfin de vous rappeler les étapes de traitement :

  1. Réception des factures reçues par courrier par une personne physiquement présente à l’UNIL
  2. Apposition du timbre d’imputation comptable 
  3. Apposition requise sur la facture de la mention « NUMERISE »
  4. Scannage de la pièce pour envoi par email aux personnes autorisées à valider la facture
  5. Obtention des validations nécessaires (2 signataires autorisés) par circulation électronique. Exceptionnellement le Service financier considèrera que la validation par email équivaut à une signature électronique. 

    Note : à cette étape du processus, le signataire indique dans l’email à son responsable administratif ou à la secrétaire en charge de réceptionner les validations qu’il donne son accord à la validation de la facture après avoir analysé la version scannée de la pièce.
  6. Regroupement de la pièce comptable et des preuves de validation électronique (par email) obtenues de la part des signataires autorisés dans un même email.

    ATTENTION : UNIQUEMENT UNE SEULE FACTURE PAR EMAIL !!
  7. Envoi au Service financier, en un seul et unique email, de la pièce à saisir scannée et comportant le timbre d’imputation ainsi que les validations reçues par email 

    USAGE EXCLUSIF DE L’ADRESSE EMAIL SUIVANTE : servicefinancier.1@unil.ch
  8. Envoi des pièces originales par courrier postal au Service financier comportant la mention « numérisé » dans un délai maximal de 2 semaines (le faire au moment de l’ouverture du courrier idéalement)
  9. Un collaborateur attitré au Service financier ouvre les emails reçus, imprime les emails et les pièces qu’ils comportent
  10. Les pièces sont intégrées informatiquement dans la GED comptable
  11. Les pièces comptables sont saisies dans le système comptable en vue de leur paiement
  12. Les comptables conservent les pièces « numérisées » dans un classeur distinct de celui des pièces saisies suivant le processus normal
  13. Réception des originaux pour classement avec les documents intégrés dans la GED et vérification régulière des originaux manquants

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Questions

Pour toutes questions en lien avec l’application de la présente directive ou pour le traitement de toutes autres urgences nous vous prions d’entrer de nous écrire à l’adresse suivante :

faqservicefinancier@unil.ch.

Il vous est également possible de contacter directement la Cheffe de service, Nathalie Ferland à l’adresse suivante : nathalie.ferland@unil.ch.

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