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| Apprenti-e-s | Continuité financière | Continuité institutionnelle | Distribution du courrier et des colis | Doctorant-e-s | e-learning | FNS: communication aux chercheuses et chercheurs | Fonds de recherche FNS : gestion financière | Infrastructures et accès au campus | Phishing | Sport et télétravail | Télétravail: outils et conseils
 

L’évolution de l’épidémie de coronavirus est suivie par l’Université de Lausanne, en lien avec les autorités cantonales. Voici les informations utiles pour les collaboratrices et collaborateurs UNIL.

Apprenti-e-s

Comme tou·te·s les collaborateurs·trices de l’UNIL, les personnes en formation professionnelle sont priées de se tenir à l’écart du campus et, dans la mesure du possible, d’effectuer du télétravail. Dans tous les cas, elles restent à domicile à disposition de leur employeur, excepté lors des jours de cours habituels qui sont dédiés au suivi des enseignements à distance mis en place par les écoles professionnelles.

Il est essentiel que les formateurs·trices gardent un contact régulier avec leurs apprenti·e·s. L’UNIL recommande de convenir d’entretiens périodiques à distance (par exemple une fois par jour ou deux fois par semaine en fonction des besoins). En cas de questions, vous pouvez vous adresser au Service des ressources humaines, par mail (apprentissage@unil.ch) ou téléphone (021 692 45 11).

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Continuité financière

Après avoir assuré en priorité les flux de paiement des salaires puis des factures fournisseurs, le Service financier ouvre la voie au traitement des autres types de transactions financières comme la gestion des notes de frais, les demandes d’indemnités, les ouvertures de fonds, les rapports financiers pour les fonds de recherche, etc. 

Des explications détaillées ont été communiquées aux personnes ayant une responsabilité financière, notamment aux responsables administratifs·ves des facultés et services. Merci donc de transmettre vos documents comptables à vos responsables administratifs·ves respectifs·ves qui se chargeront ensuite de les transférer au Service financier.

Factures fournisseurs

L’UNIL met tout en œuvre pour payer les factures des fournisseurs dans les délais pour ne pas accentuer les difficultés financières auxquelles nombre d’entre eux pourraient être confrontés. Une nouvelle procédure avec une dématérialisation des validations a été mise en place et communiquée aux Facultés et aux services.

Annulation de voyages

L’UNIL prend en charge les frais liés à des activités ou des déplacements s’ils ne sont pas remboursés aux participant·e·s par des tiers (organisateur, compagnie aérienne, hôtel, etc.) ou lorsque l’assurance voyage ne les assume pas.

Remboursement de notes de frais

L’UNIL traite l’ensemble de ses engagements financiers par ordre de priorité en veillant d’abord aux rémunérations de ses collaborateurs·trices et aux factures des fournisseurs. Les autres engagements comme les notes de frais ou les demandes d’indemnités seront traités progressivement et en fonction des ressources disponibles).

Les collaborateurs·trices qui auraient eu des dépenses importantes avec leur argent personnel (montant supérieur à CHF 1'000) peuvent demander une avance en adressant une demande motivée en suivant la voie hiérarchique.

Vos contacts au Service financier

Pour toute question : faqservicefinancier@unil.ch
Pour les urgences critiques : Nathalie Ferland, cheffe de service, nathalie.ferland@unil.ch

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Continuité institutionnelle

Dans le cadre de son dispositif de gestion de crise, la Direction et ses services priorisent actuellement les mesures d’accompagnement qui permettront d’assurer la continuité de l’institution. Il n’est bien sûr pas encore possible, pour le moment, de répondre en détail à toutes les interrogations liées à telle ou telle situation individuelle.

  • Le versement des salaires est garanti.
  • La Direction informe régulièrement les Décanats et chef·fe·s de service sur le dispositif mis en place et l’avancement des mesures d’accompagnement.
  • Le Service des ressources humaines est à votre disposition par courriel, selon les attributions habituelles : www.unil.ch/srh/contact
  • Sur le plan informatique, l’équipe du Helpdesk a triplé ses ressources pour être en mesure de faire face à l'explosion des demandes. Le Helpdesk peut être sollicité par téléphone au 021 692 22 11 ou par e-mail à l’adresse helpdesk@unil.ch
  • Le site web du Centre informatique est actualisé en permanence pour vous fournir des aides à l’utilisation de ses services, notamment pour ce qui concerne les solutions de vidéoconférence et de télétravail.

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Distribution du courrier et des colis

Depuis la semaine passée, le courrier diminue de façon importante. C’est pourquoi le service des bâtiments et travaux Unibat a décidé de modifier le rythme de la distribution du courrier et des colis à partir d’aujourd’hui. Pour la semaine du 23 au 27 mars, les tournées se feront les lundi, mercredi et vendredi dans la matinée. En fonction du volume, un point de situation sera effectué en fin de semaine. Il est probable que le rythme soit encore diminué dès les jours suivants. Pour celles et ceux concernés par la relève du courrier, évitez tout déplacement inutile et ne venez que les jours correspondants ou moins encore en fonction des instructions qui vous sont données par votre hiérarchie.

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Doctorant-e-s

Le Graduate Campus espère que vous allez bien durant cette période et que vous arrivez au mieux à faire face à cette situation très inhabituelle.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des inquiétudes concernant votre doctorat. Nous restons à votre disposition par téléphone ou en ligne (sur toutes les plateformes usuelles) pour vous conseiller, répondre à vos questions, ou simplement vous écouter et vous soutenir pendant cette période.

Nous continuons également à assurer la plupart de nos ateliers en ligne, tant que le campus reste fermé. Si vous disposez d'une connexion audio et vidéo, et que vous avez du temps libre, pourquoi ne pas profiter de l'occasion pour vous inscrire ?

Certaines de nos activités ont déjà eu lieu en ligne et les échos ont été très positifs. Les participant·e·s ont dit combien ils/elles avaient apprécié l'expérience : leurs formateurs·trices veillent à ce que l'interaction soit vivante, que l'enseignement soit dynamique et que chacun·e en ressorte avec quelque chose de concret. 

Parmi les prochains ateliers, vous pouvez par exemple vous inscrire pour «Applications for non-academic opportunities» (en anglais), ou encore «Using online networks to develop your research career» (en anglais). Vous trouverez de plus amples informations sur toutes nos activités sur le site www.graduatecampus.ch.

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e-learning

En cette période particulière, profitez de développer vos compétences grâce à la solution d'apprentissage en ligne de LinkedIn Learning proposée par le Centre informatique. Programmation, marketing, outils informatiques, photographie et bien d’autres thèmes sont explorés à travers une gamme de plus de 14'000 formations, disponibles 24h/24.

Vous pourrez ainsi accéder à des contenus gratuits, en 7 langues, à des vidéos de qualité avec le texte retranscrit et des applications permettant d’apprendre depuis les appareils mobiles. Les formations sont téléchargeables et peuvent être suivies hors ligne. Certains cours comprennent également des exercices. Plus d’informations dans cet article.

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FNS: communication aux chercheuses et chercheurs

Le Fonds national suisse de la recherche scientifique a publié des informations importantes pour les bénéficiaires de bourses ou subsides de recherche, ainsi que pour celles et ceux qui les administrent.

Soucieux de soutenir au mieux les scientifiques, le FNS est disposé à une grande flexibilité pour ce qui a trait aux échéances et aux prolongations d’exploitation des subsides. Il incombe cependant aux chercheuses et chercheurs  d’entreprendre les actions décrites par le FNS sur son site web.

En ce qui concerne l’encouragement aux nouveaux projets, le FNS reporte au 8 avril 2020 le délai de soumission des requêtes, initialement fixé au 1er avril.

Votre contact pour tout renseignement complémentaire : véronique.longchamp@unil.ch

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Fonds de recherche FNS : gestion financière

La gestion des fonds de recherche FNS est à jour, notamment les écritures, le webreporting, les demandes d'ouverture de fonds et les rapports financiers intermédiaires (que le Service financier envoie directement au FNS).

Un délai supplémentaire de 8 semaines a été accordé par le FNS pour la remise des rapports financiers finaux. En raison d'impératifs légaux, ces rapports doivent encore et toujours être signés à la main par les responsables de projets selon les instructions que vous recevrez si vous êtes concernés.

Important : si votre projet FNS est terminé depuis plus d'un mois et que des factures ne vous sont pas encore parvenues, merci d'en notifier le Service financier à l'adresse faqservicefinancier@unil.ch avec tous les détails nécessaires (titulaire du fonds, no de fonds, montants concernés, fournisseurs…).

Rappels :

Le Service financier assure la poursuite intégrale de la gestion financière de l’UNIL au cours de cette période difficile. Tous les documents doivent lui être transmis par le biais de vos responsables administratifs respectifs, qui ont reçu des instructions et qui répondront à vos questions.

Il est de la responsabilité des chercheur·e·s de demander directement au FNS une éventuelle extension de la durée de leur projet, que ce soit avec ou sans financement complémentaire.

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Infrastructures et accès au campus

  • Les bâtiments de l’UNIL sont fermés. Cette situation est appelée à durer. Pour l’heure, la fermeture du campus est prévue jusqu’au 30 avril.
  • Les personnes autorisées par leur hiérarchie à se rendre sur le campus informent UNISEP par téléphone au 021 692 20 00 de l’horaire de leur venue et de leur départ, et ce au plus tard au moment de leur arrivée sur le campus. La collaboratrice ou le collaborateur doit être muni·e de sa Campus Card. Pour la sécurité de ces personnes, qui vont se trouver seules dans des locaux vides, des contrôles sont effectués dans les bâtiment
  • Les collaboratrices et collaborateurs sont tenu·e·s de rester à domicile. Dans la mesure du possible et d’entente avec leur hiérarchie, l’activité est effectuée en télétravail.
  • Pour les prestations de soutien à l’enseignement, l’aide à distance doit être privilégiée  en contactant l’adresse : elearning@unil.ch.
  • Ne peuvent se rendre sur le campus que les enseignant·e·s qui ont impérativement besoin de l’appui présentiel organisé par le Centre de soutien à l’enseignement (CSE) pour assurer la poursuite de leur enseignement, ainsi que les collaboratrices et collaborateurs qui y ont été explicitement autorisés par leur hiérarchie (Décanat, chef de service ou Direction, selon leur rattachement).
  • Les personnes qui remplissent ces conditions et se rendent sur le campus doivent respecter les prescriptions d’hygiène et de distance sociale. Elles doivent être munies de leur Campus Card. Pour toute urgence sur le campus, elles peuvent contacter Unisep au 021 692 20 00.
  • Pour favoriser le respect des recommandations concernant l’utilisation des transports publics, des places de parking sont libres pour tous les collaborateurs et collaboratrices appelés sur le campus. Il suffit de presser sur le bouton « Information » sur la borne à l’entrée du parking, et l’accès à celui-ci vous sera assuré.
  • Il n’y a plus de service de restauration collective sur le campus.
  • Les terrains de sport sont fermés.

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Phishing

De nombreuses personnes reçoivent depuis ces derniers jours des emails malveillants, indiquant notamment que « vos emails entrants ont été bloqués ». Si vous recevez un tel courriel, ne cliquez pas sur les liens qu’il contient et signalez-le à helpdesk@unil.ch. En cas de doute, vous pouvez également vous adresser à ce support. Pour rappel, le service informatique ne bloque jamais de courrier électronique. Des outils anti-spam et des informations pour éviter le phishing (ou « hameçonnage ») sont disponibles ici. Le Centre informatique produit également des articles détaillés à propos de ce thème.

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Sport et télétravail

Alors que nous sommes toutes et tous confinés ou presque à la maison, les occasions de bouger, de faire du sport entre amis ont disparu. Et pourtant, le mouvement est essentiel pour garder la forme physique et mentale. Les suggestions de toutes sortes inondent le net : défis à tout va, renforcement sérieux, travail sur chaise, au sol… Comment choisir ? Que faire vraiment ?

Sur le site des Sports universitaires Lausanne, des experts choisissent pour vous les pages les plus dignes de confiance, ou partagent avec vous leurs propres vidéos qui vous guideront en sécurité dans vos séances. Plusieurs fois par semaine ils postent des images, des vidéos ou des liens se rapportant à la condition physique, à la relaxation, aux étirements, à la nutrition, bref, à tout ce qu’il faut prendre en compte pour maintenir une bonne condition physique dans cette période de confinement.

Rendez-vous sur sports.unil.ch ou centresportetsante.ch

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Télétravail: outils et conseils

Le réseau UNIL est accessible depuis chez vous grâce à l’installation d’un VPN sur votre ordinateur. L’outil WebEx permet lui d’effectuer des visioconférences à deux personnes ou davantage. Des solutions existent également pour collaborer à plusieurs sur des documents ou encore pour envoyer des fichiers volumineux. Toutes les ressources et la documentation nécessaires au télétravail sont disponibles sur le site www.unil.ch/ci/teletravail.

Avez-vous pensé à faire une pause aujourd’hui ? Lorsque l’on travaille à la maison, il est essentiel de conserver une routine, seul·e et avec ses collègues, mais aussi de mettre des frontières avec sa vie privée. Pour organiser au mieux votre activité durant cette période particulière, découvrez le guide des bonnes pratiques, premier volet d’une série de ressources sur le télétravail, concocté par les services de l’UNIL. Vous y trouverez tous les conseils utiles pour préserver votre bien-être et votre motivation.

Ergonomie au travail

Fatigue oculaire, douleurs dorsales, mauvaise circulation sanguine… Ces désagréments physiques peuvent survenir lorsque l’on dispose d’un espace de travail inadapté. Afin de prévenir ces problèmes, un second volet de ressources dédiées au télétravail a été mis en place. Vous y trouverez des conseils pertinents sur l’aménagement d’un espace ergonomique préservant notamment votre posture et vos yeux, ou encore des astuces pour planifier des pauses durant la journée.

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