Expériences LABEX en laboratoire

Contrôlez la disponibilité du laboratoire que vous désirez réserver sur le calendrier des expériences et contactez l'équipe de coordination du LABEX pour faire une pré-réservation.

Toutes les soumissions doivent être déposées via la Plateforme de recherche de HEC Lausanne.

Commencez par remplir un court formulaire général à propos de votre étude afin que la Plateforme définisse quelles soumissions et quels documents sont nécessaires pour votre étude. L’équipe du LABEX se tient à votre disposition pour vous accompagner et vous guider tout au long du processus administratif.

Au moins quatre semaines avant le lancement de votre expérience, remplissez une soumission éthique pour votre expérience. Vous devrez ensuite attendre de recevoir l’approbation de la Commission interdisciplinaire d’Ethique de la Recherche (CER-HEC). Le délai de réponse est de maximum une semaine. Attention ce délai peut être légèrement allongé en juillet, août et décembre.

Veuillez noter que toutes les recherches impliquant une participation humaine ou pouvant soulever des problèmes éthiques nécessitent l'approbation préalable de la CER-HEC.

Remplissez une soumission financière pour votre expérience au plus tard trois semaines avant le début de l’expérience.

Pensez à y attacher les formulaires financiers adaptés à votre expérience.

L'équipe de coordination du LABEX vérifiera que tout soit en ordre et transmettra le dossier au Service Financier de HEC en vue d’une approbation (délai de réponse : max. une semaine).

Remplissez une soumission logistique au plus tard deux semaines avant le début de l’expérience. La soumission logistique vous permettra de spécifier les détails organisationnels de votre expérience et orientera l’équipe de coordination du LABEX pour le processus de recrutement des sujets expérimentaux ainsi que la programmation des sessions en laboratoire.

Pour les expériences dont la rémunération se fera en espèces, pensez à contacter le Service financier HEC au plus tard deux semaines avant le début de l’expérience, afin de planifier la procédure de gestion de l’argent (quand aller chercher l’argent, dénominations nécessaires, etc).

Vous trouverez le formulaire de commande sur la Plateforme de recherche.

Attention : un retard dans la procédure de gestion de l’argent peut compromettre la programmation de votre expérience !

Veuillez contacter l'équipe de coordination du LABEX au maximum dix jours avant le début de l’expérience afin d’ajouter sur votre Campus Card et celles des membres de votre équipe l'autorisation d’accès au laboratoire réservé.

Une fois les autorisation d’accès ajoutées, veillez à les activer par le biais d’un des « terminaux KABA à lumière verte » (une activation hebdomadaire est nécessaire). Vérifiez ensuite que l’accès fonctionne en vous rendant au laboratoire. Attention toutefois à ne pas déranger une expérience en cours. Vous pouvez consulter les horaires des expériences sur le Calendrier des expériences.

Veuillez noter que nous ne pouvons pas créer un accès en urgence. Vérifiez donc vos accès suffisamment à l’avance !

Dix jours avant le début de votre expérience, veuillez contacter l’équipe du LABEX pour organiser une session test de votre expérience sur les ordinateurs du laboratoire afin de contrôler toutes les fonctionnalités du logiciel que vous utiliserez durant l’expérience. Vous trouverez les codes d’accès des ordinateurs du LABEX sur la Plateforme de recherche (dans la FAQ).

Si vous utilisez le ORSEE subject pool pour votre expérience, l’équipe de coordination du LABEX vous enverra une liste d’émargement des personnes inscrites aux sessions au plus tard deux heures avant le début de l’expérience.

Retrouvez les volontaires inscrits au point de rencontre déterminé à l’avance. Chaque laboratoire a son propre point de rencontre :

Avant de commencer l’expérience, vérifiez que toutes les personnes inscrites sur la liste d'émargement soient bien présentes et assurez-vous que chacune signe un formulaire de consentement (manuellement ou digitalement).

Il est important de commencer la session à l’heure indiquée. Il est assez fréquent qu’il y ait des absents ou des retardataires. Veuillez noter que vous êtes libre de refuser les retardataires, sans avoir à les rémunérer.

En cas de surréservation, certaines personnes se porteront volontaires pour ne pas participer à la session expérimentale ou devront partir après avoir été désignées par tirage au sort. Elles recevront cependant un dédommagement pour leur présence (CHF 10.-) et devront remplir et signer le formulaire de surréservation. Attention : seuls les sujets inscrits sur la liste d'émargement peuvent recevoir cette compensation.

Une fois les listes d’émargement remplies et les formulaires de consentement signés, vous pouvez débuter votre expérience.

Après l'expérience, chaque personne présente doit s'identifier avec sa Campus Card (ou Camipro pour l'EPFL) ou sa carte d'identité puis signer manuellement un formulaire de paiement pour pouvoir recevoir sa rémunération.

Veuillez faire attention à ne pas dépasser la limite de temps indiquée sur le formulaire de consentement pour l’ensemble de l'expérience. Sont inclus dans le temps de l’expérience : les informations données aux personnes présentes, la signature du formulaire de consentement, l’expérience en tant que telle, ainsi que la procédure de paiement. Les sujets sont payés pour rester dans le laboratoire pendant un créneau horaire spécifique et celui-ci ne doit pas être dépassé.

Directement après la dernière session d'expérience du jour, veuillez remplir le feedback form.

Au plus tard à la fin de la semaine de l'expérience (ou à la fin de chaque semaine d'expérience pour celles qui durent plusieurs semaines), les documents suivants doivent être transmis au Service financier de HEC :

• Les formulaires financiers complétés et signés par les sujets expérimentaux (formulaires de consentement, formulaires de paiement et, s'il y a en a, formulaires de surréservation).

• La table sommaire de compensation pour les expériences rémunérées.

Tous ces documents se trouvent sur la Plateforme de recherche et vous seront proposés par celle-ci en fonction de votre étude.

Si vous avez rencontré quelconque problème de matériel (PC qui ne fonctionnent pas ou imprimantes défectueuses), merci de transmettre l'information à l'équipe de coordination et à l'équipe IT du LABEX (même si ces problèmes n'ont pas interféré avec votre expérience).

Si cela est jugé nécessaire, vous pouvez organiser une « réunion-feedback » avec l'équipe du LABEX pour discuter de l'expérience.