Afin de réduire l’impact lié aux déplacements des participants se rendant à un événement sur le campus, l’UNIL encourage l’usage des transports publics, la mobilité douce et l’écomobilité. De fait, seules quelques zones blanches (horodateurs) sont à disposition sur les parkings de l'UNIL, dans un nombre toutefois très limité et donc sans garantie de disponibilité. Le parcage hors zone ou sur les places vertes sera verbalisé.
Tous les aspects relatifs à l’organisation d’un événement sur le campus sont traités par le groupe AEGS, accueil, événements et gestion des salles, service Unicom.