Effectuer et gérer une invitation

Critères

Les personnes pouvant obtenir le statut d'invitant sont :

• les membre du corps professoral
• les membres du PAT

Remarque : certaines facultés centralisent les demandes d'invitation selon une organisation interne. Avant d'effectuer la demande pour l'obtention du statut d'invitant, nous vous prions de prendre contact avec le secrétariat de votre unité ou de votre décanat pour connaître leurs modalités propres.

Délégation de la charge

L'invitant a la possibilité de déléguer son statut d'invitant à la personne de son choix, par exemple son secrétariat. Dans ce cas, le délégué effectue les invitations au nom de l'invitant.

Obtenir le statut d'invitant ou de délégué

Si vous désirez obtenir ce statut il vous faut envoyer un e-mail au Helpdesk du Ci (helpdesk@unil.ch) en précisant votre nom, votre prénom, votre date de naissance et le département pour lequel les invitations vont être émises (unité structurelle et/ou procofiev/tri). Veuillez noter que le statut d'invitant est lié à une unité, aussi vous ne recevrez ce statut que pour l'unité que vous avez indiquée. Si vous êtes membre de plusieurs unités et que vous désirez obtenir le statut d'invitant dans chacune d'elles, vous devez réitérer la demande de statut pour chaque unité.

Pour déléguer votre statut d'invitant à une ou plusieurs personnes (par exemple votre secrétariat), veuillez contacter par e-mail le Helpdesk du Ci (helpdesk@unil.ch) en précisant les noms, prénoms et dates de naissance des personnes que vous désirez comme délégués. Dans ce cas, les délégués émettront des demandes d'invitation en votre nom. Veuillez remarquer que vous devez au préalable être invitant pour déléguer cette charge.

Principe

Une fois que vous avez obtenu le statut d'invitant ou de délégué, vous avez accès à l'application intranet via le bouton ci-dessous.

La procédure générale d'invitation est la suivante :

1. L'invitant sélectionne la personne invitée depuis le fichier administratif ou, dans le cas où la personne y est absente, inscrit ses données personnelles.
2. Un e-mail est envoyé à la personne invitée qui doit vérifier ses données et accepter l'invitation.
3. L'invitant reçoit une notification et peut valider l'invitation.
4. Enfin, le service de validation termine la procédure d'invitation.

Une fois que l'invitation a été acceptée par l'invitant, l'invité et le service de validation, la personne sera présente dans le fichier administratif. Il sera dès lors possible d'effectuer les demandes d'accès aux différents services de l'UNIL pour l'invité, par exemple compte informatique, adresse e-mail, etc.

Si cette personne va résider plus de trois mois, elle recevra automatiquement une campus card.