Records management - GEDUnil

• Élaboration d’outils de gestion opérationnels: plan de classement, calendrier de conservation, règles de nommage de vos documents électroniques, règles de gestion des e-mails et d’utilisation de la messagerie
• Formation et accompagnement des usagers

Les objectifs du RM sont de vous permettre de garantir la sécurité, la fiabilité, l’authenticité, l’intégrité, l’exploitabilité et la contextualisation de vos informations en vous aidant à mettre en place des bonnes pratiques basées sur des normes internationnalement reconnues.

Retrouvez les documents à la disposition des unités de l'UNIL dans notre partie Documents à télécharger.

GEDUnil est le nom interne de la plateforme de gestion des documents électroniques de l'Unil. Cette plateforme fonctionne sur le logiciel SharePoint choisi dans le cadre du projet GEDUNIL2.0. Elle est mise gratuitement à disposition par la Direction de l'Unil.

GEDUnil permet aux unités de l’UNIL de gérer, de décrire, de classer, de stocker, de collaborer à l'édition, de partager et de diffuser les documents électroniques administratifs qu’elles produisent et reçoivent dans le cadre de leurs activités, en conformité avec leur mission et les exigences légales en vigueur.

Les fonctionnalités offertes sont notamment : une organisation selon le plan de classement harmonisé de l'Unil (idem aux archives papiers), un centre de recherche performant, de l'édition online, de la co-édition de documents, la gestion et le suivi des versions, le partage facilité, la possibilité de workflow, l'ajout de métadonnées pour faciliter la gestion des documents et leur recherche, la transformation des documents en records (documents probants figés), etc.

En 2020, GEDUnil est utilisé notamment par les facultés SSP, FTSR, par UNIRIS, le Bureau des alumni et d'autres services (RI, UNISIS) ainsi que par une division du Centre informatique. De plus, de nombreux projets sont actuellement gérés sur la plateforme, que ce soit des projets de recherche académiques ou des projets menés par des unités administratives.

N'hésitez pas à nous contacter pour une démonstration et un éventuel déploiement.

Découvrez les différents espaces proposés par GEDUnil

Notre unité vous offre un soutien logistique en vous proposant des outils qui facilitent la gestion, la diffusion et le partage de vos informations pour la bonne conduite de vos affaires avec la prise en en compte du cycle de vie des documents produits et reçus.

Ce service est offert à toutes les unités administratives qui souhaitent bénéficier de notre expertise documentaire.

Nos prestations sont les suivantes :

• Mission de conseil sur les bonnes pratiques documentaires
• Gestion électronique et papier des documents d'activité
• Gestion des accès et de la confidentialité
• Recherche d'information pour les usagers
• Suivi des échéances pour les documents contractuels de la Direction
• Suivi des décisions de la Direction et gestion des séances
• Formation et soutien aux usagers