Prestations offertes aux associations universitaires

Les membres des associations ont accès aux bâtiments du campus durant les heures d’ouverture de ceux-ci, comme tout·e étudiant·e.

Cependant, dans certains cas particuliers et circonstances exceptionnelles (par exemple dans le cadre de l'organisation d'un événement), sous réserve de justification, l’accès des associations aux bâtiments peut être élargi. En cas de nécessité, merci d’en faire la demande à unisep.gestiondesacces@unil.ch en précisant:

• Les raisons de cette demande
• Le ou les bâtiments/salles concernées
• Les dates et horaires concernés par la demande
• Les noms, prénoms et adresses mails des personnes nécessitant un accès aux bâtiments en dehors des heures d’ouverture

La mise à disposition de locaux de l'UNIL pour des activités organisées par des associations universitaires (conférences, stands, projections, spectacles, etc.) est soumise à la Directive 5.1 "Mise à disposition d'infrastructures de l'UNIL pour des activités organisées par des entités tierces" et à la Directive 5.2 "Organisation de réceptions dans les locaux de l'Université".

Pour l'organisation d'événements importants (p. ex. un festival, un événement sur plusieurs jours, accueil de partenaires externes à l'UNIL, etc.), l'accord de principe de la Direction est nécessaire avant de procéder à la réservation selon la procédure ci-dessous. Pour ceci, adresser un e-mail à associations@unil.ch.

Réservation et délais

Contact pour la réservation des locaux : Groupe AEGS (Accueil, Événements et Gestion des Salles) aegs@unil.ch, tél 021 692 26 09/11.

• Pour une petite manifestation (moins de 100 personnes) la réservation doit être effectuée au minimum 10 jours avant la date de l'événement.
• Pour un événement de plus de 100 personnes, l'association est tenue d'effectuer la réservation au minimum 30 jours avant la manifestation.

Lors de la réservation, les informations suivantes doivent être transmises:

• le sujet de la manifestation
• la ou les association·s organisatrice·s
• l'indication de la tenue d'un apéritif
• le nombre de participant·e·s
• le nom du·des conférencier·ère·s (interne·s ou externe·s à l'UNIL)
• le public ciblé:
  • membres de l'association uniquement
  • communauté UNIL élargie
  • tout public

Toute réservation est soumise à des considérations liées à la sécurité, la disponibilité et la compatibilité des locaux.

Assistance technique

Du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00, l'UNIL assure l'assistance technique aux utilisateur·trice·s sur appel téléphonique. En dehors de ces heures l'Université fera intervenir des technicien·ne·s indépendant·e·s (CHF 80.- par heure + déplacements), selon les informations disponibles à la page Assistance auditoires.

Anthropole

Accès à l'EA

L’UNIL donne accès à l’EA à cinq représentant·e·s de l’association qui sont au bénéfice d’une Campus Card UNIL (étudiant·e·s immatriculé·e·s ou collaborateur·trice·s sous contrat). Pour ce faire, les associations transmettent chaque année en novembre les noms, prénoms, fonctions au sein de l’association et adresses mails de cinq de leurs membres à l’adresse associations@unil.ch.

Salles de travail

Cinq locaux (de 6-12 places) et une salle de réunion (10 places) sont mis à disposition, sur réservation, pour la tenue des réunions de comité ou de travail des associations universitaires qui ne bénéficient pas d'un bureau fixe.

Pour réserver une salle, les associations passent par le système de réservation en ligne. Les cinq membres dont les coordonnées ont été transmises ont accès au système de réservation et effectuent la réservation des salles au nom de leur association.

Les associations universitaires qui bénéficient d'un local fixe peuvent également réserver (avec préséance donnée aux autres associations) une salle de réunion dans la mesure où leur bureau ne permettrait pas de rassembler une dizaine de personnes.

Un règlement et des règles d'usage de l'Espace associations sont affichés et doivent être respectés.

Armoires, casiers et boîtes aux lettres

Sont également mis à disposition des associations des casiers et armoires pour le rangement de la documentation et des boîtes aux lettres. Pour obtenir une boîte aux lettres, un casier ou une armoire, les associations en font la demande à associations@unil.ch.

Chaque novembre, les associations possédant un casier, une armoire ou une boîte aux lettres devront préciser à associations@unil.ch si elles souhaitent conserver ces infrastructures.

Bureaux

Les associations qui disposent d’un bureau au sein de l’Espace associations transmettent chaque avril et novembre les noms, prénoms, fonctions au sein de l’association et adresses mail de tous leurs membres à unisep.gestiondesacces@unil.ch.

Vortex

Un espace associatif est à disposition des associations membres de Fédérond, dans le Vortex. Pour plus d’informations, contacter bureau@federond.ch.

Hébergement web et mail

Les associations universitaires qui ont déposé leurs statuts peuvent bénéficier d'un hébergement informatique de leur site web assuré par le Centre informatique de l'UNIL, ainsi que d'une adresse de messagerie électronique.

Pour les associations universitaires représentatives :

• Nom de domaine : www.unil.ch/nomdassociation
• Adresse de messagerie électronique : nomdassociation@unil.ch

Pour les associations universitaires non représentatives :

• Nom de domaine : www.asso-unil.ch/nomdassociation
• Adresse de messagerie électronique : nomdassociation@asso-unil.ch

Pour demander un hébergement web : 

• Offre et conditions pour l'ouverture d'un site web

Pour demander une adresse électronique, il faut en faire la demande dans un message à helpdesk@unil.ch.

Référencement sur la page unil.ch/associations

Les associations universitaires qui ont déposé leurs statuts auprès de la Direction apparaissent par défaut dans la liste des associations publiée sur ce site. Elles ont la possibilité d'y publier un texte de présentation, en envoyant à associations@unil.ch les informations suivantes:

• Bref descriptif de l'association
• Site web et réseaux sociaux
• Adresse et contact

Trouve ton asso !

La rentrée étudiante est l’occasion pour le campus de dévoiler ses offres culturelles à la communauté universitaire. Dans ce cadre, la FAE (Fédération des associations d’étudiant·e·x·s) et le SCMS (Service culture et médiation scientifique) de l'UNIL organisent une soirée dédiée aux associations et à celles et ceux qui ont envie de participer à la vie culturelle et associative du campus.

Contact: culture@unil.ch

En tant qu'entités tierces, les associations universitaires ne peuvent pas appliquer le logo de l'UNIL sur leurs supports de communication, sinon dans les circonstances particulières d’un partenariat institutionnel formellement établi avec une unité de l’UNIL ou sa Direction. En cas de doute, vous pouvez vous adresser au Secrétariat général (associations@unil.ch).

Pour plus d'informations : Logo et identité graphique UNIL

Le dépôt des statuts auprès de la Direction ne confère pas le droit à une subvention de la part de l'Université.