Gérer ses données de recherche

Quel que soit l'endroit où sont stockées les données et indépendamment du support de stockage, toute donnée créée ou modifiée dans le cadre de l'activité professionnelle d'une collaboratrice ou un collaborateur UNIL est protégée par le droit d'auteur mais appartient à l'UNIL. Cela signifie que pour toute utilisation autre qu'à des fins scientifiques et académiques, l'accord de la Direction est nécessaire (p.ex. pour une commercialisation).

Plus d'informations.

En cas de départ d'un·e chef·fe de groupe (Principal Investigator), une copie de toutes les données créées ou modifiées durant l'activité professionnelle doit être restituée au décanat de sa faculté (Directive 4.5 Art. 19 al.1) quel que soit le degré de confidentialité, accompagnée des informations nécessaires à leur compréhension et leur gestion. Pour ce faire, nous recommandons de les enregistrer sur l'espace de stockage NAS. En cas d'utilisation commerciale, l'accord préalable de la Direction de l'UNIL est nécessaire.

La ou le PI peut demander par l’intermédiaire de sa faculté l’autorisation d’emporter une copie des données de recherche de son groupe de recherche. En cas d’accord de sa faculté, un contrat de cession entre l’UNIL et l’institution accueillant la ou le PI est établi et signé en conformité avec la Directive 4.1 de la Direction de l’UNIL sur la signature des contrats de recherche (contrat de cession). Si des données personnelles sont concernées, les dispositions en la matière sont réservées.

Le Principal Investigator (PI) a la responsabilité de faire en sorte que les données de recherche de son groupe de recherche soient gérées tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création ou réception jusqu’à leur destruction ou archivage, dans le respect de la législation applicable et des directives de l’UNIL ou, lorsque les données sont reçues d’un tiers, selon les conditions contractuelles convenues (Directive 4.5 Art. 10 al.1).

L’UNIL encourage les collaborateur·trice·s à sauvegarder toutes leurs données professionnelles générées dans le cadre de leur activité à l’UNIL sur les infrastructures institutionnelles de l'Université (Directive 4.5 Art. 8 al. 2). À cette fin, le Centre informatique de l’UNIL (Ci) met à disposition un serveur NAS de stockage.

Le serveur NAS Isilon de l'UNIL est un service de stockage sûr et robuste qui garantit la sécurité et la pérennité de vos données professionnelles. Ce serveur de stockage en réseau est disponible pour toutes les personnes sous contrat UNIL et offre un taux élevé de disponibilité. Il est partagé en deux arborescences distinctes – recherche et administratif – qui permettent d’organiser les données en fonction de leur nature.

Plus d'informations.

Depuis juin 2019, le Centre informatique de l’UNIL a renforcé ses services dédiés à la recherche à l’Université en créant la Division calcul et soutien à la recherche (DCSR). Cette unité est compétente pour conseiller les chercheur·e·s et leur offre des infrastructures nouvelles pour le stockage et le traitement des données de recherche.

Le serveur NAS RECHERCHE (nas.unil.ch\RECHERCHE) est dédié au stockage des données de recherche organisées par projet pour chaque Principal Investigator (PI). Les infrastructures HCP permettent aux chercheur·e·s de faire du calcul scientifique.

Pour bénéficier de ces ressources, les PI doivent remplir le formulaire de demande de la DCSR et, le cas échéant, soumettre un Data Management Plan (DMP) lorsqu’il s’agit d’une requête pour un espace de stockage lié à un projet de recherche.

Ces services sont payants et leur utilisation est facturée aux PI selon la grille tarifaire annuelle (accès UNIL authentifié) établie par le Centre informatique de l’UNIL.

L’utilisation de services dans le Cloud doit répondre aux exigences légales de l’UNIL. De plus, toute utilisation de ces services se fait sous l’unique responsabilité de l’utilisateur·trice qui en assume pleinement les risques en sachant qu'aucune assistance n’est offerte de la part du Centre informatique. 

L'Université autorise l'utilisation de services de stockage tiers à condition que les données soient stockées en Suisse (Directive 6.9, art. 5). Si les données sont stockées à l'étranger, les données doivent être chiffrées et la clé de chiffrement doit être stockée en Suisse. 

Malheureusement, la plupart des services connus ne satisfont pas ces critères (p.ex. Dropbox, Google Drive, iCloud, etc.). Actuellement, SWITCHDrive est le seul à remplir les conditions requises. Pour plus d'informations, veuillez-vous référer à la documentation du Centre informatique (Ci) relative à SWITCHDrive. 

Nous attirons cependant votre attention sur le fait que l'utilisation de services dans le Cloud peut impliquer des risques pour vos données :

• Le prestataire peut modifier sa prestation à tout moment (arrêt de service, changement du tarif, etc.).
• En cas de perte de données, aucune assistance n’est fournie par le Centre informatique.
• Les données peuvent éventuellement être lues et utilisées par des tiers (les législations étrangères sont souvent plus souples en matière de protection des données).

Vers les pages dédiées au stockage de vos données à l'UNIL.

Depuis octobre 2017, chaque requête au FNS doit inclure un plan de gestion des données (Data Management Plan ou DMP), de même que les projets soumis au programme de financement H2020.

Il est également prévu que chaque demande d’espace de stockage à la DCSR soit accompagnée d’un DMP.

Plus d'informations.

UNIRIS a élaboré un modèle de Data Management Plan pour les chercheur·e·s de l’UNIL et fournit des conseils personnalisés.

Vers les pages dédiées au DMP

Des formations sont organisées via le Graduate Campus sur la rédaction des DMP et sur la publication en Open Access. Pour consulter le calendrier des activités proposées et vous y inscrire, nous vous invitons à vous rendre sur leur site Internet.

Des outils en ligne sont également à disposition des chercheur·e·s : le canevas du FNS est disponible sur MyFNS et l'Institut Suisse de Bioinformatique (SIB) a créé un générateur de Data Management Plan compatible avec les exigences du FNS.

Plusieurs projets sont en cours au niveau des universités pour répondre à ces questions (cf. Swissuniversities). En effet, même s’il est très tentant d’utiliser un programme téléchargé depuis Internet qui répondrait au besoin d’un groupe de personnes, la gestion dépasse très rapidement les ressources (financières et humaines) et les connaissances (légales, informatiques, etc.) d’un seul groupe de recherche, voire même d'un département.

Nous observons que de plus en plus d’utilisateur·trice·s s’intéressant au remplacement du cahier de laboratoire papier souhaitent rendre la gestion des différents supports de données plus efficaces ou cherchent des solutions de gestion de stock pour le matériel utilisé dans les laboratoires.

Pour répondre à ce(s) besoin(s), le Service informatique FBM a testé plusieurs logiciels et est en contact très étroit avec la Faculté des Sciences de la vie de l’EPFL qui a déjà mis en place un système.

L'application web SWITCHFileSender permet d'envoyer des fichiers de maximum 50Go à une liste de destinataires de votre choix (infos sur le site du Centre informatique).

Après publication, les données produites dans le cadre de la recherche doivent être conservées en sécurité pendant au moins 10 ans (Directive 4.2, art. 2.4). La responsabilité de la conservation appropriée des données incombe à la ou au responsable du projet de la recherche.

Plus d'informations.

En cas de dépôt de brevet et sur demande du bureau de transfert de technologie (PACTT), les données relatives aux brevets de l’UNIL seront conservées au minimum pour toute la durée de validité du brevet (20 ans) (Directive 4.5 Art. 15 al.2). 

Les données liées à une publication doivent être déposées sur un dépôt non-commercial, sous réserve d’autres exigences formulées par l’organisme de financement de la recherche (Directive 4.5 Art. 15 al.3). 

Les données non liées à une publication peuvent être archivées sur une infrastructure du Ci et/ou sur un dépôt non-commercial. La décision de dépôt est du ressort du PI (Directive 4.5 Art. 15 al.4). 

Plus d'informations sur nos pages dédiées au stockage des données..

Depuis octobre 2017, il est obligatoire d’inclure un Plan de gestion des données (Data Management Plan ou DMP) avec chaque requête. La FNS met à disposition un modèle de DMP dans le compte de chaque chercheur·e sur MyFNS .

Plus d'informations disponibles sur nos pages dédiées.

En application de l’article 44 du Règlement général des subsides du Fonds National Suisse, la propriété des données de recherche initialement collectées ou créées à l’UNIL dans le cadre de recherches financées par ledit Fonds National Suisse est attribuée à l’UNIL, quel que soit le statut de la collaboratrice ou du collaborateur ayant mené les recherches (Directive 4.5 Art. 5 al.3).

Le lien vers les données est à introduire sous mySNF, avec quelques métadonnées, notamment le DOI. Le nom du dépôt de données choisi est également à indiquer. Les données elles-mêmes ne doivent pas être chargées sur mySNF. 

Les données doivent être rendues accessibles en même temps que la publication correspondante. Si la publication a lieu après la fin du projet, le lien vers les données doit être indiqué à ce moment-là et donc pas forcément à la fin du projet en tant que tel. 

Le but de la politique Open research Data du FNS est de favoriser l’impact, la transparence et la reproductibilité des résultats de la recherche. A cet effet, le but est que ces données respectent les principes de données FAIR et puissent être accessibles par la suite. Le FNS ayant signé la déclaration DORA, la création de bases de données est également un output à prendre en compte dans le processus d’évaluation. Les données ne sont pas archivées au FNS mais mises à disposition sur des dépôts de données qui satisfont aux principes de données FAIR. Les liens vers les données étant introduits dans les données output de mySNF, ceux-ci seront notamment accessibles sur la base de données P3 du FNS.

"La gestion des données, comme l’attribution de métadonnées, la gestion de dépôts et les activités de conservation des données ont bien entendu un coût mais les avantages dépassent largement ces coûts. Refaire la recherche pour obtenir les mêmes données est onéreux. De plus, c’est impossible dans de nombreux cas parce que les chercheur·e·s, sujets, conditions des tests, etc. n’y sont plus. Le maintien d’un cadre fiable et ordonné pour protéger les investissements considérables consentis par les établissements dans la création de données de recherche représentent un coût relativement modeste comparativement à celui prohibitif de recréer ces données." (ABRC, 2009)

Découvrez également le Data management costing tool, un outil calculateur de coûts développé par UK Data Service (2013).

"Les bons principes de gestion des données ne sont pas incompatibles avec ceux qui régissent la propriété intellectuelle et la propriété des données. Les chercheurs peuvent choisir de restreindre l’accès à leurs données afin de maximiser leurs avantages professionnels et économiques en reportant la communication des données jusqu’à la publication ou à l’application du brevet, ou en faisant appel à une licence d’utilisation non commerciale pour les données. L’OCDE recommande de prendre en considération les mesures qui favorisent l’accès et l’exploitation à des fins non commerciales tout en protégeant les intérêts commerciaux, comme la communication différée ou partielle des données ou l’adoption volontaire de mécanismes d’octroi de licences. De telles mesures peuvent permettre aux principaux participants d’exploiter pleinement les données de la recherche, sans en interdire inutilement l’accès." (ABRC, 2009)

"La meilleure façon de protéger la confidentialité des renseignements personnels passe par l’anonymat. Si les données conservées et rendues accessibles sont anonymes, alors pas de problèmes d'ouverture et de réutilistaion des données." (ABRC, 2009)

Des procédures bien établies existent pour assurer l’anonymat des données et les chercheur·e·s peuvent consulter le Coordinateur pour les enjeux éthiques à l'UNIL pour savoir s’il y a lieu de rendre anonymes les données contenant des renseignements personnels et comment le faire de façon à pouvoir partager ces données.