Comptabilité analytique

Le modèle initial ne distinguait que trois activités: enseignement, recherche et autres activités, et confondait toutes les sources de financement. La CUS a alors confié la coordination de la réalisation de ce modèle à un comité de pilotage, en dehors de l'Office fédéral de la statistique. Le premier relevé concerne l'exercice budgétaire 2002.

Les résultats 2002 ont montré de telles lacunes qu'ils n'ont pas été diffusés. Ceux de l'exercice 2003 ont été jugés insuffisamment cohérents pour être publiés, mais suffisamment instructifs pour être transmis aux organes de politiques universitaires et servir de base de travail provisoire pour l'élaboration du nouveau système de financement des universités.

Ceux des exercices 2004 et 2007 ont été publiés et serviront à ajuster les montants par étudiante et étudiant qui seront retenus pour le financement des universités par la Confédération et pour la reconduction de l'Accord intercantonal.

L'importance de la collaboration UNIL-EPFL fait que ces deux institutions ne peuvent calculer les coûts complets de leurs orientations d'études sans procéder à des transferts mutuels de données. Une première tentative d'échange de données relatives à l'enseignement prégradué a eu lieu pour les données 2003 et a été améliorée pour les exercices ultérieurs.

L'UNIL a également inclus dans sa comptabilité analytique des données provenant des Hospices cantonaux. La stricte séparation administrative entre l'UNIL et les cliniques universitaires rend cette intégration nécessaire.

L'UNIL ne veut pas seulement satisfaire les exigences des organes de politique universitaire nationaux. Elle souhaite développer une version interne du modèle analytique utile à sa gestion. Ce modèle permet notamment de calculer des taux d'encadrement tenant compte des enseignements de service.

Le terme de comptabilité analytique est malheureux et rébarbatif en milieu universitaire. Le modèle n'est pas seulement comptable, il s'agit d'une mise en relation de statistiques du personnel, des finances et des étudiantes et étudiants.

Pour rendre le modèle utile à la gestion interne, il convient d'en développer une version qui s'écarte quelque peu des directives de la CUS:

• L'agréation des données n'est pas faite selon les domaines du Système d'information universitaire suisse (SIUS), mais selon nos structures et orientations d'études regroupées en une vingtaine d'entités.
• La version interne fait la distinction entre l'enseignement postgrade et l'encadrement de doctorants.
• La version interne prend en compte la totalité des natures de dépenses et n'introduit pas les "frais d'infrastructures calculés" qui remplacent un certain nombre de natures de dépenses dans la version nationale.

Le but de ces adaptations du modèle fédéral est de rester proche de grandeurs connues à l'interne.

Les principales difficultés rencontrées par le projet sont le manque d'intérêt et certaines craintes quant à l'usage qui sera fait des résultats. Un informaticien chargé de la création de dépôts de données est entré en fonction en octobre 2006. Ces dépôts de données relatives aux étudiantes et étudiants, au personnel et aux finances constitueront la base d'une comptabilité analytique automatisée.

Pour séparer les charges imputables aux différentes activités, le modèle se base sur la ventilation des taux d'occupation du personnel par tâche. Toutes les personnes enseignantes et assistantes de l'UNIL reçoivent un questionnaire au mois de février leur demandant de répartir, en %, leur activité entre les tâches suivantes:

• Enseignement prégradué
• Enseignement postgrade
• Encadrement de doctorantes et doctorants
• Recherche et développement
• Formation continue
• Prestations de service
• Administration générale

En 2008, l'enseignement prégradué était subdivisé en:

• Enseignement au niveau des bachelors et de l'EFLE
• Enseignement au niveau des masters et des anciens cursus de licence/diplôme

La catégorie "administration générale" a été introduite car les personnes interrogées avaient de la peine à répartir les tâches d'administration entre les différentes activités principales. Ce taux d'administration est ensuite réparti entre les autres activités au prorata de leur importance.

Tout le modèle (importance relative des différentes activités) repose sur les taux relevés en février. Une autre approche serait de se baser sur des cahiers des charges, mais pour cela, il faudrait que ces derniers soient intégrés dans le système informatique central et qu'ils soient mis à jour périodiquement en fonction de l'activité réelle de la personne.

Le nombre d'équivalents plein temps du personnel consacré aux différentes activités permet de répartir les charges d'une unité selon l'importance relative de ces tâches.

Aux charges comptabilisées dans les comptes de l'Unité, on ajoute une part des frais des services centraux et dans certaines facultés, une part des charges imputées aux comptes du décanat. On obtient ainsi les coûts des différentes prestations de l'Unité.

En attendant une solution basée sur le cahier des charges, le Bureau des statistiques envisage de réaliser le relevé 2008 (au début 2009) par une procédure de formulaires sur Intranet.

Les prestations d'enseignement d'une unité sont ensuite réparties entre les destinataires des enseignements (orientation d'étude). Pour cela, différentes méthodes ont été appliquées en fonction de la faculté: questionnaire à toutes les personnes enseignant en Théologie, données d'examens en HEC, données des inscriptions des étudiantes et étudiants aux cours en GSE, données d'allocations budgétaires pour les tâches d'enseignement en FBM, et anciennes estimations par unité, relevées il y deux ans, pour les autres facultés.

La seule méthode objective et automatique de détermination des destinataires de l'enseignement devrait reposer sur la gestion des étudiantes et étudiants et la mise en œuvre du projet fédéral de statistique des étudiantes et étudiants en termes de crédits ECTS.

Selon ce projet, les personnes qui étudient sont inscrites à des cours ou à des modules, dispensés par des unités de l'UNIL ou d'un établissement partenaire, qui peuvent leur valoir un certain nombre de crédits ECTS. Le rattachement de ces personnes inscrites aux différents cours ou modules dispensés par une unité donnée permet de répartir les crédits ECTS entre les différentes orientations d'études. La livraison à l'OFS des données statistiques des étudiantes et étudiants en termes de crédits ECTS devrait débuter au SH 2010-2011.

Il conviendra de se préparer à cette exigence fédérale en généralisant l'inscription informatique des étudiantes et étudiants aux cours et en structurant en conséquence les données descriptives des plans d'études.