Qu'est-ce que la gestion des données ?
La gestion des données de recherche fait partie intégrante du processus de recherche et vise à rendre ce dernier aussi efficace que possible. Elle est "la partie du processus de recherche qui traite de l'organisation et de la manipulation des données de recherche, y compris la planification de la gestion des données, le stockage structuré, la description, la conservation, la préservation et la fourniture de métadonnées et d'algorithmes, de codes, de logiciels et de flux de travail complémentaires, ainsi que la conformité avec la législation interne, nationale et internationale sur la protection de la vie privée." (OCDE, 2021)
Elle prend en compte l’entier du cycle de vie de la donnée ainsi que le contexte global de la recherche (problématiques déontologiques/éthiques, informationnelles, IT/techniques, juridiques,etc.). En outre, elle garantit la conformité avec les exigences actuelles des universités, bailleurs de fonds publics, éditeurs scientifiques ou encore les réglementations et législations en vigueur.
La manière de gérer les données varie en fonction du type de projet de recherche (individuel ou collectif, national ou international, bailleur de fonds public ou privé, etc.) et en fonction des données elles-mêmes (leur nature, type, mode de collecte et production, traitement, analyse, etc.).
De bonnes pratiques de gestion des données de recherche consistent notamment à :
Data Stewards à l'UNIL
Pour vous aider dans la gestion de vos données, l'UNIL a créé en 2022 des postes temporaires de Data Stewards chargé·exs de soutenir les chercheur·eusexs pour les questions ou problématiques liées à la gestion des données de recherche. Cliquez ici pour retrouver les personnes de contact au sein de votre Faculté.
Qui est responsable de la gestion des données ?
Généralement, la gestion des données de recherche relève de la responsabilité des chercheur·eusexs qui collectent et produisent les données.
Cependant, de nombreuses autres personnes sont concernées et impliquées dans le processus de recherche pour assurer l’intégrité, la qualité ou encore la sécurité des données. Il est donc crucial de définir clairement et attribuer, en tout début de projet, les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes, comme par exemple :
- Membres de l’équipe qui participent à l’analyse, la collecte, la création, le regroupement ou le traitement des données par exemple
- Collaborateur·tricexs et partenaires externes pour des tâches spécifiques (p. ex. traduction, transcription)
- Personnel de soutien (p. ex. administration, gestion du projet de recherche)
- Centre informatique qui fournit les outils et solutions de sauvegarde, sécurité et stockage des données
- Spécialistes de l’information (p. ex. archivistes, bibliothécaires, data curators/managers) chargé·exs de l’accès, traitement, mise à disposition, conservation à long terme et valorisation
- Juristes pour les aspects légaux (p. ex. brevets, contrats, droit d’auteur et propriété intellectuelle)
- Direction de l’Université pour l’adoption d’un cadre général, politique spécifique, vision stratégique et ressources nécessaires à la mise en oeuvre
- Formateur·tricexs en soutien aux chercheur·eusexs et doctorant·exs
Qui prend en charge les coûts de la gestion des données ?
Les coûts liés à la gestion et au partage des données de recherche varient d'un projet de recherche à l'autre et sont parfois très importants. Par conséquent, il est utile de les prévoir à l'avance lors de la planification du projet, au moment de la rédaction du plan de gestion des données de recherche – Data Management Plan (DMP).
Coûts pris en charge par l'UNIL
Dans son Article 16 Facturation pour l’archivage des données de recherche, la Directive 4.5 émet les principes suivants :
1 Les coûts de préparation des données de recherche avant archivage (nettoyage, organisation, annotation) sont à la charge du PI. Ils peuvent être pris en charge par le Projet ou l’organisme de financement de la recherche, en fonction des règles édictées par ce dernier.
2 Les coûts de l’archivage des données de recherche sont à la charge de l’UNIL.
3 Une copie des données de recherche archivées peut être mise à nouveau en mode stockage à la demande du PI. Ce service est facturé au PI.
Subsides FNS
À l'Article 2.13 du Règlement d’exécution général relatif au règlement des subsides, le FNS émet les principes suivants :
1 Les frais de mise à disposition des données de recherche collectées, observées ou générées grâce à des subsides du FNS, sont imputables aux conditions indiquées ci-après :
- les données de recherche sont archivées dans des bases de données (data repositories) scientifiques reconnues, qui satisfont aux principes FAIR et qui n'ont pas de vocation commerciale ; et
- les frais se rapportent spécifiquement au traitement des données de recherche en vue de l'archivage et à l'archivage proprement dit dans des bases de données conformément à la lettre a.
2 Les frais imputés à un subside doivent concerner l'archivage de données qui ont un lien thématique avec la recherche financée par le FNS.
3 En règle générale, 10'000 francs au maximum peuvent être imputés par subside.
4 Les frais doivent déjà être pris en considération lors de la remise de la requête. Il convient alors dans mySNF de respecter les instructions supplémentaires du FNS relatives à la mise à disposition des données de recherche, notamment concernant la soumission des plans de gestion des données (Data Management Plan).
