Modèle et procédure à l'échelon national
Le modèle de la comptabilité analytique des Hautes écoles de Suisse date de la fin des années nonante. Il propose une méthode pour évaluer le coût des différentes prestations des universités, et permet de calculer des coûts par étudiant et des taux d'encadrement des différentes orientations d'études, en tenant compte des enseignements de service.
Le modèle initial ne distinguait que trois activités: enseignement, recherche et autres activités, et confondait toutes les sources de financement. La CUS a alors confié la coordination de la réalisation de ce modèle à un comité de pilotage, en dehors de l'Office fédéral de la statistique. Le premier relevé concernant l'exercice budgétaire 2002.
Les résultats 2002 ont montré de telles lacunes que les résultats n'ont pas été diffusés. Ceux de l'exercice 2003 ont été jugés insuffisamment cohérents pour être publiés, mais suffisamment instructifs pour être transmis aux organes de politiques universitaires et servir de base de travail provisoire pour l'élaboration du nouveau système de financement des universités.
Ceux des exercices 2004 et 2007 ont été publiés et serviront à ajuster les montants par étudiant qui seront retenus pour le financement des universités par la Confédération et pour la reconduction de l'Accord intercantonal.
L'importance de la collaboration UNIL-EPFL fait que ces deux institutions ne peuvent calculer les coûts complets de leurs orientations d'études sans procéder à des transfert mutuels de données. Une première tentative d'échange de données relatives à l'enseignement prégradué a eu lieu pour les données 2003 et a été améliorée pour les exercices ultérieurs.
L'UNIL a également inclus dans sa comptabilité analytique des données provenant des Hospices cantonaux. La stricte séparation administrative entre l'UNIL et les cliniques universitaires rend nécessaire cette intégration.
La procédure et les développements à l'UNIL
L'UNIL ne veut pas seulement satisfaire les exigences des organes de politique universitaire nationaux. Elle souhaite développer une version interne du modèle analytique utile à sa gestion. Ce modèle permet notamment de calculer des taux d'encadrement tenant compte des enseignements de service.
Le terme de comptabilité analytique est malheureux et rébarbatif en milieu universitaire. Le modèle n'est pas seulement comptable, il s'agit d'une mise en relation de statistique du personnel, des finances et des étudiants.
Pour rendre le modèle utile à la gestion interne, il convient d'en développer une version qui s'écarte quelque peu des directives de la CUS:
- L'agréation des données n'est pas faite selon les domaines du Système d'information universitaire suisse (SIUS), mais selon nos structures et orientations d'études regroupées en une vingtaine d'entités.
- La version interne fait la distinction entre l'enseignement postgrade et l'encadrement de doctorants.
- La version interne prend en compte la totalité des natures de dépenses et n'introduit pas les "frais d'infrastructures calculés" qui remplacent un certain nombre de natures de dépenses dans la version nationale.
Le but de ces adaptations du modèle fédéral est de rester proche de grandeurs connues à l'interne.
Les principales difficultés rencontrées par le projet sont le manque d'intérêt et certaines craintes quant à l'usage qui sera fait des résultats. Un informaticien chargé de la création de dépôts de données est entré en fonction en octobre 2006. Ces dépôts de données relatives aux étudiants, au personnel et aux finances constitueront la base d'une comptabilité analytique automatisée.
