Archivage dans les unités de l'UNIL

La conservation des archives répond à de multiples intérêts, notamment:

• pour retrouver facilement ses documents
• pour gagner de la place
• pour répondre aux obligations légales liées à la transparence des activités de l’administration et à l’archivage
• pour sauvegarder la mémoire et le savoir-faire du service
• pour garantir ses droits (preuves)
• etc.

La Direction a validé en 2015 la nouvelle Directive sur les ressources informationnelles et archives de l'UNIL.

Retrouvez tous les textes de références en lien avec l'archivage à l'UNIL.

Les documents produits ou reçus par les unités de l'UNIL et leurs collaborateurs (personnel administratif, corps enseignant, corps intermédiaire, chercheur·e·s financé·e·s par l'UNIL) sont des archives publiques. Ils sont imprescriptibles et inaliénables. Leur gestion est une obligation légale.

Les unités sont responsables de la conservation de leurs archives durant leur vie administrative et légale (en principe, 10 ans). Les archives publiques ne peuvent être détruites (lois sur l’archivage art. 6) sans avoir été proposées à UNIRIS par l'intermédiaire d'un bordereau de versement ou de leur saisie dans l'outil informatique (OLGAH) proposé par UNIRIS.

Attention : la participation à la formation OLGAH est nécessaire si vous souhaitez obtenir des accès à OLGAH pour l’archivage et la consultation des dossiers de votre service, faculté ou unité.

S'inscrire à la formation OLGAH

Par défaut tous les documents produits et reçus par les unités de l'UNIL sont soummis à l'archivage, sauf quelques exceptions (copies, prospectus, publicités, ...).

Environ 15% des archives seront destinées à la conservation historique. C'est à UNIRIS qu'incombe la responsabilité du choix. Un calendrier de conservation a été élaboré avec les Archives cantonales. Il détermine combien de temps garder les archives ainsi que leur sort final.

Afin d'aider les unités de l'UNIL à bien gérer leurs documents courants et leurs archives, nous avons mis à leur disposition plusieurs documents et manuels en téléchargement.

Un mini-guide Archi(ves)... faciles est disponible pour soutenir les unités de l'UNIL dans l'archivage de leurs dossiers.

Les professeur·e·s ont la possibilité de faire don de leurs propres archives à l'UNIL en les transmettant à UNIRIS, afin que nous puissons en assurer la conservation historique, la visibilisation et l'exploitation. Une convention de donation est alors signée entre les deux partenaires afin d'en définir les modalités.

Pour archiver vos dossiers ou nous poser des questions, merci de bien vouloir nous écrire à l'adresse suivante:

archives[at]unil.ch