Voyages professionnels

Faire une demande préalable de voyage professionnel

Voyager mieux pour émettre moins

Dans un monde globalisé où la recherche est de plus en plus internationale, les échanges internationaux occupent une place importante dans la vie académique. Il est néanmoins nécessaire de repenser certaines pratiques de voyage afin que le monde universitaire fasse sa part dans l’atteinte des objectifs de l’Accord de Paris.

En effet, sur la base des données de 2019, il est estimé que les voyages professionnels à eux seuls représentent 23% des émissions de gaz à effet de serre de l’UNIL. Ce qui en fait le plus gros poste d’émissions.

Afin de tendre vers l’objectif qu’elle s’est fixée de ramener les impacts de l’UNIL dans les limites planétaires, la Direction a adopté une nouvelle Directive sur les voyages professionnels qui est en vigueur depuis le 15 juin 2023.

Cette directive 0.8 répond aux principes généraux suivants (art. 2):

Responsabilité environnementale et en matière de droits humains de limiter autant que possible les impacts des voyages professionnels sur les limites planétaires et les changements climatiques,
Économicité en utilisant les ressources financières avec parcimonie,
Exemplarité et transparence dans l’utilisation de fonds publics, quelle que soit l’origine du financement, et
Conformité au devoir d’information, de veille, de prévention et d’intervention à l’étranger découlant des obligations de l’UNIL de protection de la santé et de la personnalité de ses employé·es et de la prévention des accidents professionnels.

Directive 0.8 sur l’organisation des voyages professionnels, en bref

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Autorisation préalable pour les voyages en avion et hors de l’Europe (art. 4)

Pour tous les voyages effectués en avion, ainsi que les voyages hors de l’Union européenne par un autre mode, le collaborateur ou la collaboratrice doit compléter le formulaire de demande préalable de voyage et obtenir l’autorisation de son/sa responsable hiérarchique.

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Liste de destinations pour lesquelles seul le train est remboursé (art. 8 et 9)

Pour toutes les destinations accessibles en une journée de train (environ 10h) depuis la gare la plus proche de son lieu de travail contractuel (Lausanne ou Sion), les billets d’avion ne seront pas remboursés et le train doit être choisi.
Cette règle est notamment valable pour toutes les destinations figurant sur cette liste.

Modalités de voyage en train (art. 8)

Pour les trajets en train de plus de 5 heures, la 1^ère classe est remboursée.
Si les contraintes liées aux horaires le nécessitent, une nuit d’hôtel supplémentaire est remboursée à l’aller et/ou au retour.

Le recours au train de nuit ainsi qu’aux billets forfaitaires de type Interrail est remboursé.

Invité·es, étudiant·es et personnel sans contrat UNIL (art. 10)

Les voyages des étudiant·es et des personnes invitées financées par l’UNIL sont exemptés de demande préalable via le formulaire en ligne, mais restent soumis à la Directive 0.8. L’entité invitante/mandataire est compétente pour octroyer une éventuelle dérogation aux conditions de la directive 0.8 (art. 10). Se référer aux consignes spécifiques de chaque faculté le cas échéant.

Il en va de même pour le personnel sans contrat UNIL (par exemple, certain·es doctorant·es FNS).

Lors de la demande de remboursement auprès du Service financier, faire apparaitre dans les pièces justificatives que la personne est exemptée de demande préalable de voyage via le formulaire en ligne.

Contribution CO2 (art. 23)

Pour les voyages en avion, une contribution CO_² proportionnelle aux émissions engendrées sera prélevée afin d’alimenter un mécanisme interne de redistribution en faveur de projet de transition.

Ce mécanisme doit encore être affiné avec les facultés et n’entrera en vigueur qu’en 2024.

Mesures particulières (art. 25)

La Direction et les décanats peuvent accorder des dérogations exceptionnelles aux règles édictées dans la directive pour les raisons suivantes:

des motifs liés à la conciliation du travail et des charges de famille,
des motifs liés à la santé, ou
d’autres cas de force majeure.

Toute dérogation devra être motivée et documentée lors de la demande de remboursement.

Les demandes de dérogation se font par le bais du formulaire de demande préalable de voyages.

Comment planifier son voyager en train ?

Pour faciliter l’organisation des voyages en train, il existe plusieurs ressources utiles en ligne, liste non exhaustive ci-dessous.

Beaucoup de voyages en train pour l’étranger peuvent être planifiés via le site des CFF. Toutefois, il arrive que ce site ne soit pas assez performant et que la meilleure connexion existante ne soit pas proposée. À cette fin, les sites internet de la Deutsche Bahn et celui des chemins de fer tchèques peuvent être consultés pour les liaisons internationales et la réservation de billets.

La compagnie aérienne Swiss et les CFF proposent des billets de train et d’avion combinés. Les voyageur·euses peuvent désormais voyager depuis certaines gares en Suisse – dont Lausanne – et dans les pays limitrophes afin de se rendre à l’aéroport. Le billet de train est valable dès un jour avant le départ et un jour après le vol sur toutes les liaisons de la ligne correspondantes.

Des outils de planification en ligne

Omio, plateforme de réservation, réunit plus de 1'000 prestataires de voyages: train, bus, ferry, mais également avion. Elle permet de comparer le prix et le temps de transport en fonction du mode de déplacement choisi. Toutefois, certaines destinations facilement accessibles en train n’apparaissent pas dans les options.

Rail.cc est une aide pour la planification de voyages en train individuel qui détaille les étapes du voyage, notamment à l’aide d’une carte, mais renvoie aussi vers des sites d’achats de billets.

Régulièrement mis à jour, seat61 est un site anglais qui regorge d’informations pour planifier son voyage sans avion en Europe, et sur d’autres continents. Si les trajets partent de l’Angleterre, il n’en demeure pas moins que les informations peuvent étoffer la planification d’un voyage.

Trainline vend des billets de train et de bus de 270 entreprises de transports publics de plus de 40 pays. Les voyages avec escales ne peuvent pas être réservés en une fois, mais chaque étape doit être commandée séparément.

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Des outils de planification en ligne

Principales questions à se poser avant d’organiser un voyage professionnel

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