Suivi annuel des thèses

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Une thèse de doctorat est classiquement le fruit de la collaboration d'une personne expérimentée et reconnue pour sa recherche, d'une part, et d'une personne en apprentissage et perfectionnement de ces pratiques, en vue de l'obtention du titre de doctorat.

Ce binôme est de plus en plus fréquemment complété par un troisième cercle, composé des programmes doctoraux, et d'autres contraintes disciplinaires fixées dans les règlements facultaires. La formation doctorale et son bon fonctionnement faisant partie du corps des missions de l'UNIL, le contexte institutionnel, dont le Graduate Campus constitue l'émanation au niveau de la Direction, encadre le tout.

Modifié d'après Berthiaume et al. (2009)

La démarche de suivi annuel des thèses se fait donc dans la continuité de la logique d'appui, de conseil, et d'écoute de ce contexte élargi de supervision du doctorat.

Les buts de ce suivi sont principalement de:

• Etablir un lien régulier entre les personnes encadrant un doctorat à l’UNIL ou en effectuant un et le Graduate Campus,
• Incarner les principes édictés dans la Charte du doctorat, notamment en encourageant :
  • un suivi régulier des travaux de doctorat à l’UNIL,
  • une discussion constructive entre supervisé·e·s et superviseur·e·s, 
  • la diffusion des bonnes pratiques en matière de supervision doctorales,
  • le respect de la diversité des types de supervision, découlant de la liberté académique et des spécificités disciplinaires.
• Permettre à chaque personne de s’exprimer en toute confiance,
• Offrir à chaque situation une réponse adéquate, tant du point de vue humain que règlementaire,
• Viser une fin de thèse heureuse, avec grade ou avec décision réfléchie,
• Encadrer les décisions prises par les répondant·e·s, après discussion avec le Graduate Campus, la faculté concernée, et les services centraux partenaires.

La participation à ce suivi annuel est obligatoire pour les superviseur·e·s de thèse, et facultatif pour les doctorant·e·s.

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Le questionnaire est ouvert chaque année au mois de juin, et disponible sur une plateforme sécurisée, accessible uniquement par login (identifiant/mot de passe UNIL).

Les réponses inscrites par un·e doctorant·e ne sont pas transmises au superviseur, ni l'inverse.

Aucune dérogation à cette règle n'est possible sans le consentement explicite de la personne ayant saisi la réponse concernée (doctorant ou superviseur). 

Les données ne sont pas transmises à des personnes ou services autres que celles listées ci-dessus, et ne peuvent être utilisées dans un autre but que le suivi académique des thèses.

Chaque personne supervisant une thèse, ou inscrite en doctorat, devra choisir l'une des options suivantes pour décrire sa situation actuelle:

Si le type de réponse et le contenu des commentaires ajoutés le nécessite, le Graduate Campus peut : 

• Contacter le ou la répondant·e afin de lui proposer un entretien ;
• Résoudre le problème ou transmettre le cas à la faculté concernée (sauf si l’option « confidentialité accrue » est sélectionnée).

Pour les réponses auxquelles elle a accès, une faculté peut :

• Contacter le ou la répondant·e afin de lui proposer un entretien ;
• Résoudre le problème, ou lancer une procédure allant vers une résolution.

Lorsque la réponse ou les commentaires le nécessitent (données administratives incorrectes, demandes de changements de supervision confirmées par la Faculté, fin de thèse), le service des immatriculations et inscriptions procède aux modifications nécessaires.

En complément aux règles strictes de confidentialité décrites ci-dessus, les données collectées lors de cette enquête annuelle ne peuvent pas être utilisées pour un autre usage que celui du suivi académique des thèses.

Les données sont stockées sur des serveurs informatiques gérés et hébergés par l'UNIL, selon des standards de sécurité professionnels.

Les données du questionnaire, qu’elles aient été collectées auprès d’un·e doctorant·e ou un·e superviseur·e sont conservées pendant la durée de la thèse, respectivement du contrat de travail avec l’UNIL. Elles sont ensuite archivées.

Tout·e répondant·e au questionnaire a, en tout temps, accès aux données le ou la concernant. Le droit d’accès peut être exercé en contactant le Graduate Campus.