Suivi annuel des thèses
| Pourquoi un suivi annuel ?
| Confidentialité*
| Niveaux de confidentialité*
| *Limite de confidentialité
| Options de réponse
| Traitement des réponses
| Utilisation, stockage, conservation des données
| FAQ
Pourquoi un suivi annuel ?
L’UNIL a à cœur d’assurer le bon déroulement des thèses en son sein.
Le but premier du suivi annuel des thèses est de permettre à chaque personne de s’exprimer en toute confiance.
Une thèse de doctorat est classiquement le fruit de la collaboration d'une personne expérimentée et reconnue pour sa recherche, d'une part, et, d’autre part, d'une personne en apprentissage et en perfectionnement de ses pratiques.
Aujourd’hui, ce binôme est de plus en plus fréquemment complété par un troisième cercle, celui des programmes doctoraux (voir figure ci-dessous). A un niveau élargi, on se rend compte que cette relation s’inscrit également dans le cadre de contextes disciplinaires et institutionnels, fixés par les règlements facultaires, ainsi que de contextes nationaux et culturels. Ces différents niveaux peuvent rendre parfois la formation doctorale complexe, autant pour le ou la superviseur·e que pour le ou la doctorant·e.
Modifié d'après Berthiaume et al. (2009)
La démarche de suivi annuel des thèses se fait dans une logique d'appui, de conseil, et d'écoute de ce contexte élargi d’encadrement du doctorat.
Depuis 2018, le suivi annuel des thèses est ainsi organisé et géré par le Graduate Campus, qui joue le rôle de contact institutionnel pour toutes les facultés.
Les buts de ce suivi sont également de :
- Rappeler les principes édictés dans la Charte du doctorat, notamment en encourageant :
- un suivi régulier des travaux de doctorat à l’UNIL,
- une discussion constructive entre supervisé·e·s et superviseur·e·s,
- la diffusion des bonnes pratiques en matière de supervision doctorale,
- Offrir à chaque situation une réponse adéquate, en collaboration avec la faculté concernée, et/ou les services centraux compétents.
La participation à ce suivi annuel est obligatoire pour les superviseur·e·s de thèse, pour chaque thèse supervisée, et est vivement recommandée pour les doctorant·e·s.
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Confidentialité*
Le questionnaire est accessible uniquement par login (identifiant/mot de passe UNIL) sur une plateforme sécurisée de l’UNIL.
Les réponses inscrites par un·e doctorant·e ne sont jamais transmises au superviseur·e, et inversement.
Les données ne sont pas non plus transmises à des personnes ou services autres que celles listées ci-dessous, et ne peuvent pas être utilisées dans un autre but que celui du suivi annuel des thèses.
Toutes les personnes ayant accès à la plateforme sous soumises à une charte de confidentialité qu’elles ont signée.
Niveaux de confidentialité*
La réponse, ainsi que le commentaire éventuellement saisi, sont strictement confidentiels, et ne peuvent être consultés que par :
- les deux membres du Graduate Campus en charge du suivi (Dr. Mélanie Bosson et Dr. Pauline Fritsch) ;
- les personnes en charge du doctorat pour la faculté et le plan d’étude concerné (personnes membres du personnel administratif) ;
- par deux personnes du Service des Immatriculations et Inscriptions (SII), seulement lorsqu’une mise à jour du statut ou des données administratives est nécessaire.
Si vous en ressentez le besoin, vous pouvez restreindre encore l’accès à votre réponse via l'option de "confidentialité accrue" en bas du questionnaire.
Dans ce cas, le contenu de la réponse est uniquement consultable par les deux membres du Graduate Campus en charge du suivi (Dr. Mélanie Bosson et Dr. Pauline Fritsch).
Si, après une première discussion avec le Graduate Campus, la résolution de la situation semble nécessiter l’implication d’un partenaire facultaire, le Graduate Campus ne pourra transmettre votre réponse à ce partenaire qu’avec votre accord explicite.
*Limite de confidentialité
Toute personne employée par l’UNIL a le devoir d’informer la Direction de cas graves pouvant être qualifiés d’atteintes à la personnalité (tels que les cas de harcèlement sexuel) selon l’article 321a du Code des obligations, afin de permettre à la Direction d’agir : la Direction est en effet tenue de prendre des mesures en vertu de son obligation d’action en tant qu’employeuse et elle est la seule habilitée à le faire.
Les membres du Graduate Campus et les personnes en charge du doctorat dans les facultés étant employé·e·s de l’UNIL, ils et elles ont le devoir de faire remonter à la Déléguée à la protection du climat de travail et d’études une telle situation grave d’atteinte à la personnalité.
En dehors d’une telle situation, vos réponses au suivi annuel des thèses et vos échanges avec les personnes en charge du traitement resteront confidentiels.
En cas de doute ou de situation grave, merci de consulter le site AIDE I UNIL.
Options de réponse
Le questionnaire consiste en une seule question avec plusieurs options de réponse (question à choix multiple). Vous trouverez ci-dessous les questions et les options de réponses pour les superviseur·e·s et pour les doctorant·e·s.
Veuillez noter que sur la plateforme en ligne, des infos bulles complètent chaque réponse pour clarifier l’action qu’entraine une réponse.
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Superviseur·e |
Doctorant·e |
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Quel est votre ressenti quant à cette thèse de doctorat ? |
Quel est votre ressenti quant au déroulement de votre thèse ? |
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A. Je ne peux pas donner mon ressenti sur cette thèse, en bien ou en mal, car celle-ci vient de commencer. |
A. Je ne peux pas donner mon ressenti, en bien ou en mal, car je viens de commencer ma thèse. |
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B. Je continue la supervision de cette thèse et je suis satisfait·e. |
B. Je continue ma thèse et je suis satisfait·e. |
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C. Je continue la supervision de cette thèse sans être pleinement satisfait·e, mais la situation est gérable sans aide de tiers. |
C. Je continue ma thèse sans être pleinement satisfait·e, mais la situation est gérable sans aide de tiers. |
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D. Je ne suis pas satisfait·e de la progression de cette thèse, et souhaite obtenir des conseils pour améliorer la situation. |
D. Je ne suis pas satisfait·e des conditions actuelles autour de ma thèse, et souhaite obtenir des conseils pour améliorer la situation. |
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E. Je songe à renoncer à mon rôle de supervision envers cette personne, ou ressens de gros doutes quant à l'achèvement de cette thèse. |
E. Je songe à arrêter ma thèse, ou ressens de gros doutes quant à son achèvement. |
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F. Je ne peux pas donner mon ressenti, car aucun contact récent n’a eu lieu avec mon/ma doctorant·e. |
F. Je ne peux pas donner mon ressenti, car je n'ai eu aucun contact récent avec mon/ma superviseur·e.
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G. Cette thèse n’est plus en cours (abandon, interruption, ou changement de carrière du doctorant ou de la doctorante). |
G. Ma thèse n’est plus en cours (abandon, interruption, ou opportunité professionnelle). |
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H. Cette thèse est supervisée par une autre personne (merci d'indiquer le nom en commentaire). |
H. Ma thèse est supervisée par une autre personne (merci d'indiquer le nom en commentaire). |
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I. Cette thèse est académiquement terminée (soutenance privée ou publique passée avec succès). |
I. Ma thèse est académiquement terminée (soutenance privée ou publique passée avec succès). |
Traitement des réponses
Voir la numérotation des réponses dans le tableau ci-dessus.
A moins que vous indiquiez en commentaire vouloir obtenir un rendez-vous ou un conseil, les réponses A, B, C et I n'entrainent aucune action de la part du Graduate Campus ni de la personne en charge du doctorat dans votre faculté (membre du personnel administratif), ni du Service des Inscriptions et Immatriculations (SII).
Les réponses D et E invitent le Graduate Campus à prendre contact avec vous pour vous proposer un rendez-vous, pour vous écoutez et vous conseillez.
Le but de ces rendez-vous est en premier lieu de vous écouter et de vous aider à évaluer la situation. En fonction de vos besoins et de votre situation, le Graduate Campus pourra vous proposer un suivi plus régulier pour vous accompagner dans vos démarches. De commun accord avec vous, d'autres services partenaires pourront également être mis à contribution, dans le but de vous apporter toute l'aide disponible.
Pour la réponse F, en fonction du temps écoulé depuis votre dernier contact, ou suivant le contenu de votre commentaire, le Graduate Campus ou la personne en charge du doctorat dans votre faculté pourraient vous contacter.
Pour les réponses G et H, soit le Graduate Campus soit la personne en charge du doctorat dans votre faculté, vous contacteront pour confirmer les informations administratives à mettre à jour dans la base de données.
En cas de doutes ou d’évolution de la situation, et ce à n’importe quel moment de l’année, le Graduate Campus, se tient à votre disposition pour vous écouter et vous conseiller : graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.
Utilisation, stockage, conservation des données
En complément aux règles de confidentialité décrites ci-dessus, les données collectées lors de cette enquête annuelle ne peuvent pas être utilisées pour un autre usage que celui du suivi annuel des thèses.
Les données sont stockées sur des serveurs informatiques gérés et hébergés par l'UNIL, selon les standards de sécurité professionnels.
Les données du questionnaire, qu’elles aient été collectées auprès d’un·e doctorant·e ou d'un·e superviseur·e, sont conservées pendant la durée de la thèse. Elles sont ensuite archivées.
FAQ
Est-ce qu’un membre du corps professoral a accès aux réponses ?
Non, seules des personnes du Personnel Administratif et Technique (PAT) ont accès aux réponses. Aucun·e professeur·e, ni membre d’un décanat ni membre du rectorat, n’a accès aux réponses (voir la partie Niveaux de Confidentialité ci-dessus).
Lorsque la situation le nécessite, ces personnes membres du PAT en charge du suivi dans les facultés ont l’autorisation de discuter de manière confidentielle d'une réponse avec le vice-doyen ou la vice-doyenne ou le directeur ou la directrice de l’école doctorale, et ce uniquement dans le but d’aider à la résolution de la situation. Ce cas de figure serait donc pour les réponses D et E, ou si le commentaire saisi suggère qu’une intervention est nécessaire, et si la confidentialité accrue n’est pas activée.
Dans tous les cas, les données saisies par un·e doctorant·e ne peuvent pas être communiquées à son/sa superviseur·e, et inversement.
Pourquoi est-ce le Graduate Campus qui s’occupe du suivi annuel et pas mon école doctorale ou ma faculté ? C’est quoi le Graduate Campus ?
L'équipe du Campus Graduate apporte un soutien direct et indirect à tou·te·s les doctorant·e·s et tou·te·s les postdoctorant·e·s de l'Université de Lausanne. Centre d'expertise sur le doctorat, le Campus Graduate joue le rôle de contact institutionnel pour toutes les facultés, faisant le lien entre la Direction et les écoles doctorales au sein des facultés.
Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.
Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant de ce que votre école doctorale ou votre faculté vous demande.
Pour plus d’information sur les autres activités du Graduate Campus, nous vous invitons à explorer notre site web. Vous pourriez être intéressé·e par toutes les informations sur le doctorat, ou par notre offre d’atelier, ou par nos conseils et ressources sur la carrière.
Que se passe-t-il si je sélectionne (superviseur·e) « Je songe à renoncer à mon rôle de supervision... » ou (doctorant·e) « Je songe à arrêter ma thèse... » ?
Tout d’abord, veuillez noter que cliquer sur cette réponse n’aura pas de conséquence immédiate : vous resterez superviseur·e ou doctorant·e tant qu’une décision officielle n’aura pas été validée par le Décanat votre faculté.
La seule conséquence immédiate sera que le Graduate Campus vous contactera pour vous proposer un rendez-vous dans les meilleurs délais.
Le but de ce rendez-vous sera, en premier lieu, de vous écouter, de vous aider à évaluer la situation ainsi que de vous conseiller. Le Graduate Campus discutera avec vous des options possibles.
Suivant la situation, le Graduate Campus pourra vous orienter vers d’autres services compétents tels que les Personnes de Confiance, ou le service RH, ou vous aider à solliciter une aide auprès de votre école doctorale ou de votre faculté.
Si un arrêt ou un changement de supervision est souhaité de la part d’un ou de l’autre parti, le Graduate Campus pourra vous conseiller et vous accompagner dans ces démarches. Un changement de supervision n'est pas une procédure aisée, mais elle n'est toutefois pas impossible, si elle est effectuée avec le bon accompagnement.
Depuis ma dernière réponse au suivi annuel des thèses, ma situation a changé et j’aimerais avoir vos conseils, puis-je vous contacter ?
Oui, le Graduate Campus est disponible toute l’année pour vous. Vous pouvez nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.
Après le dernier suivi des thèses, je n’ai pas été contacté par le Graduate Campus alors que j’aurais souhaité avoir une entrevue, que puis-je faire ?
Nous sommes désolés si nous avons mal compris votre réponse.
Si vous le souhaitez toujours, vous pouvez volontiers nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.
Autrement, en fonction de votre situation et du temps qu’il reste jusqu’au prochain suivi des thèses (chaque année en avril-mai), peut-être pourriez-vous attendre le prochain questionnaire.
Si vous souhaitez nous rencontrer, mais n’osez pas sélectionner la réponse D ou E, ou si vous avez un doute, essayez de saisir un commentaire explicite, ou ne pas hésiter à nous contacter directement par email ou par téléphone.
Tout va bien dans ma thèse, dois-je quand même remplir le questionnaire ?
Oui, nous vous encourageons vivement à remplir le questionnaire, nous serons heureux de savoir que tout se passe bien pour vous !
De plus, dans le système actuel, lorsque vous ne remplissez pas le questionnaire, le Graduate Campus reçoit alors une alerte et pourra décider de vous contacter pour vérifier votre statut.
Je suis en Lettres et j’ai déjà rempli mon « Rapport de suivi de la thèse » avec mon superviseur·e, dois-je quand même répondre à ce questionnaire ?
Oui, ce suivi annuel des thèses est organisé de manière centrale pour toute l’Université et de manière indépendante des facultés.
Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.
Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant du « Rapport de suivi de la thèse » que la Faculté des Lettres vous demande d’effectuer.
Je suis en FBM, HEC, à l’IDHEAP, en ESC, ou en FGSE, et j’ai récemment passé mon examen de mi-thèse ou mon comité de suivi de thèse, dois-je quand même répondre à ce questionnaire ?
Oui, ce suivi annuel des thèses est organisé de manière centrale pour toute l’Université et de manière indépendante des facultés.
Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.
Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant de l’examen de mi-thèse, ou du comité de suivi de thèse, que votre faculté ou votre école doctorale vous demande d’effectuer.
Je supervise des doctorant·e·s en MD, ou je suis doctorant·e MD, suis-je concerné·e par ce suivi des thèses ?
Oui, le suivi annuel des thèses concerne toutes les thèses de doctorat à l’UNIL, MD ou PhD sans distinction.
Si vous avez des difficultés à vous connecter à la plateforme de suivi annuel des thèses, sachez que vous devriez utiliser les mêmes identifiants que pour la plateforme administrative MD (plateforme de dépôt et validation du projet de thèse, validation de l'expert, etc...).
Pourquoi ai-je reçu ce questionnaire alors que (superviseur·e) mon ou ma doctorant·e a fini, ou (doctorant·e) que j’ai fini ma thèse ?
Ce questionnaire est envoyé tant que le ou la doctorant·e est immatriculé·e à l’Université.
Même après avoir passé la soutenance publique, les doctorant·e·s restent immatriculé·e·s jusqu’au dépôt de leur thèse à la BCU.
Nous rappelons que le dépôt du manuscrit à la BCU est obligatoire pour que le diplôme (le grade) soit délivré, et que le paiement des taxes d’inscription est dû jusque-là.
Je suis superviseur·e et ne trouve pas un·e de mes doctorant·e·s dans ma liste de questionnaires à remplir, est-ce normal ?
Il peut y avoir plusieurs raisons à cela.
Une première raison est si votre doctorant·e a démarré sa thèse récemment et n’a pas encore terminé les démarches d’immatriculation auprès du Service des Immatriculations et Inscriptions (SII). À noter qu’un·e doctorant·e est formellement immatriculé·e seulement après avoir payé ses taxes d’inscription.
De plus, pendant toute la durée de son doctorat, si votre doctorant·e oublie de payer ses taxes d’inscription semestrielles, alors il ou elle sera exmmatriculé·e par le SII et n’apparaîtra plus dans la liste des doctorats en cours. Merci de contacter votre doctorant·e et de lui indiquer de régulariser sa situation auprès du SII dans les plus brefs délais. Il ou elle risque de payer des frais de dossier.
Une autre raison est si vous êtes co-superviseur·e de ce ou cette doctorant·e.
En effet, à l’heure actuelle le système ne nous permet pas d’envoyer de questionnaire de suivi annuel à un·e co-superviseur·e en plus de l’envoi à la personne renseignée comme directeur·trice dans l’attestation de thèse (superviseur·e principal·e).
Si vous êtes co-superviseur·e, nous vous invitons à prendre contact avec le·la directeur·trice principal·e et à élaborer une réponse commune à entrer dans l’application de suivi annuel par le·la directeur·trice.
Si aucune des raisons ci-dessus ne vous semble correspondre, il y a alors peut-être une erreur dans la base de données administrative. Merci de nous contacter par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.
Pourquoi les co-superviseur·e·s de thèses ne reçoivent pas le questionnaire de suivi annuel des thèses ?
À l’heure actuelle le système ne nous permet pas d’envoyer de questionnaire de suivi annuel à un·e co-superviseur·e en plus de l’envoi à la personne renseignée comme directeur·trice dans l’attestation de thèse (superviseur·e principal·e).
Si vous êtes co-superviseur·e, nous vous invitons à prendre contact avec le·la directeur·trice principal·e et à élaborer une réponse commune à entrer dans l’application de suivi annuel par le·la directeur·trice.
Pourquoi je n’arrive pas à me connecter à la plateforme et reçois un message d’erreur 403 ?
Vous recevez ce message d’erreur d’identification sûrement car vous êtes basé au CHUV, ou à l’Hôpital Ophtalmique, ou à Unisanté, ou dans une HES-SO, ou dans une autre institution partenaire.
Bien que vous ayez le double statut d’être membre de l’UNIL et membre de cette institution partenaire, le système informatique actuel ne nous permet pas de reconnaître vos identifiants de votre institution partenaire.
Nous sommes conscients de la gêne occasionnée et soyez assuré que nous travaillons à une solution future. En attendant, nous vous remercions de suivre les instructions détaillées sur la page d’erreur pour vous reconnecter en tant que « Membre de l’UNIL ».
À savoir : si vous êtes superviseur·e de thèse de MD ou si vous êtes doctorant·e en MD, vous devriez utiliser les mêmes identifiants que pour la plateforme administrative MD (plateforme de dépôt et validation du projet de thèse, validation de l'expert, etc...).
Si après plusieurs tentatives vous n’arrivez pas à vous connecter, n’hésitez pas à nous contacter par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29. Nous pourrons vous envoyer le questionnaire à remplir sous format PDF.
J’ai encore des questions ou des doutes, puis-je vous contacter ?
Oui, le Graduate Campus est disponible toute l’année pour vous.
Vous pouvez nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.
Contact
Pour toute question relative au suivi annuel des thèses, merci de contacter:
Dr. Pauline Fritsch
+41 21 692 21 29
Déroulement du suivi
Le lien d'accès parviendra à chaque personne concernée (doctorant·e et superviseur·e) par email (sur leur email @unil.ch) le jour du lancement, accompagné des instructions.
Le suivi annuel 2023 est terminé. Le prochain suivi aura lieu en avril/mai 2024.
Chaque réponse fera l'objet d'une confirmation par email.
Rapport 2022
Veuillez trouver ici le premier rapport d'activité sur cet outil de suivi annuel des thèses.
