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Le records management (RM) est un concept d’organisation et de gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par l’UNIL, ses collaboratrices et collaborateurs, ses services, dans l’exercice de leurs activités.
Notre politique de RM vise la gestion, la création, la réception, l’utilisation, la conservation et le sort final des documents.
Les objectifs du RM sont de vous permettre de garantir la sécurité, la fiabilité, l’authenticité, l’intégrité, l’exploitabilité et la contextualisation de vos informations en vous aidant à mettre en place des bonnes pratiques basées sur des normes internationnalement reconnues.
Retrouvez les documents à la disposition des unités de l'UNIL dans notre partie Documents à télécharger.
GEDUnil est le nom interne de la plateforme de gestion des documents électroniques de l'Unil. Cette plateforme fonctionne sur le logiciel SharePoint choisi dans le cadre du projet GEDUNIL2.0. Elle est mise gratuitement à disposition par la Direction de l'Unil.
GEDUnil permet aux unités de l’UNIL de gérer, de décrire, de classer, de stocker, de collaborer à l'édition, de partager et de diffuser les documents électroniques administratifs qu’elles produisent et reçoivent dans le cadre de leurs activités, en conformité avec leur mission et les exigences légales en vigueur.
Les fonctionnalités offertes sont notamment : une organisation selon le plan de classement harmonisé de l'Unil (idem aux archives papiers), un centre de recherche performant, de l'édition online, de la co-édition de documents, la gestion et le suivi des versions, le partage facilité, la possibilité de workflow, l'ajout de métadonnées pour faciliter la gestion des documents et leur recherche, la transformation des documents en records (documents probants figés), etc.
En 2020, GEDUnil est utilisé notamment par les facultés SSP, FTSR, par UNIRIS, le Bureau des alumni et d'autres services (RI, UNISIS) ainsi que par une division du Centre informatique. De plus, de nombreux projets sont actuellement gérés sur la plateforme, que ce soit des projets de recherche académiques ou des projets menés par des unités administratives.
N'hésitez pas à nous contacter pour une démonstration et un éventuel déploiement.
Laurence Gauvin, records manager - spécialiste GEDunil (coordonnées)
Vous cherchez à améliorer votre prise en main de GEDUnil ? Rendez-vous sur le blog mode d'emploi de GEDUnil.
